El cliente ya tenía HubSpot como fuente de verdad para toda su actividad comercial directa. Diversas integraciones aseguraban que cada interacción quedara registrada correctamente y que se evitaran duplicidades o aproximaciones comerciales simultáneas sobre una misma cuenta.
El problema era la venta indirecta. La empresa contaba con una red creciente de partners que generaban oportunidades propias, pero este canal operaba completamente al margen del CRM. Sin visibilidad centralizada, surgían dos fricciones críticas que comprometían tanto la integridad del dato como la operativa de ventas.
1. Colisión de oportunidades sin control
Con la venta directa e indirecta desconectadas, era posible que un partner intentara registrar una empresa que ya era cliente, que ya estaba en proceso de venta directa, o que otro partner estuviera trabajando en paralelo. No existía mecanismo para detectar estos conflictos antes de que generaran tensiones internas o malentendidos con los partners.
2. Nula visibilidad del rendimiento por partner
Sin un objeto propio en el CRM, era imposible medir cuántas oportunidades generaba cada partner, qué porcentaje avanzaba en el pipeline, qué revenue atribuirle, ni planificar acciones de habilitación o reactivación sobre la red comercial indirecta.
Gestionar partners fuera del CRM significa operar con datos fragmentados, conflictos sin detectar y un canal imposible de medir con precisión. Cada oportunidad registrada fuera del sistema es una oportunidad que no se puede atribuir, no se puede analizar y no se puede activar. Cuando el canal indirecto representa una parte relevante del pipeline, ese déficit tiene coste real.
La solución fue construir toda la infraestructura de partners dentro del mismo HubSpot que ya gobernaba la venta directa. Un objeto personalizado para centralizar la información de cada partner, pipelines propios para gestionar su actividad sin contaminar las previsiones de venta directa, y una capa de verificación en tiempo real que elimina los conflictos entre canales antes de que ocurran.
El resultado: un canal indirecto tan medible, trazable y activable como el equipo propio.
Se creó un nuevo objeto en HubSpot específicamente para representar a cada partner de la red. Cada registro almacena la información estructural de la relación: nombre del partner, fecha de firma del contrato, tipo de partner, programa elegido, modelo de comisión y porcentaje aplicable.
Este objeto se relaciona activamente con contactos, empresas y deals, lo que permite asociar a cada partner todas las oportunidades que ha generado, el contacto principal con quien se mantiene la relación y la empresa a la que pertenece. El resultado es una ficha de partner completa, operativa desde el primer día, que centraliza en un único lugar toda la actividad comercial que ese partner genera.
Se diseñaron pipelines específicos para el canal indirecto, separados de los pipelines de venta directa:
Se desarrolló un portal externo multiusuario donde los comerciales de cada partner pueden registrar nuevas oportunidades. El ID generado al crear el registro en el objeto de partners actúa como identificador único para el acceso al portal, vinculando cada sesión con el partner correspondiente en el CRM.
El proceso de registro de una oportunidad está diseñado para prevenir conflictos antes de que ocurran: al introducir el dominio de la empresa que el partner quiere trabajar, el portal lanza una consulta en tiempo real contra HubSpot para verificar si ese dominio ya existe en el CRM y, en caso afirmativo, en qué estado se encuentra.
Al tener el contacto principal de cada partner asociado directamente al objeto, fue posible construir listas dinámicas en HubSpot segmentadas por este criterio. Esto abre la puerta a ejecutar acciones de marketing dirigidas específicamente a los contactos primarios de la red: comunicaciones de habilitación comercial, campañas de reactivación de partners inactivos y acciones de comunidad.
La implementación de esta solución no produce un único resultado puntual. Produce un conjunto de capacidades analíticas permanentes que cambian cómo el equipo toma decisiones sobre cada workshop.